How to Start a Formal Letter

As far as a formal letter is concerned, it's very important to write it correctly. You should check everything carefully. You only get one chance to make a good first impression, so don't waste it.

The ending of a formal letter is as important as its beginning, the crucial issue here is whether you know the addressee by name.

If you don't know the name, use “Dear Sir or Madam”, “To Whom it might concern”, “Dear Sirs”, “Dear Sir/Madam” or “Dear + position” (e.g. “Dear Personal Director”). Many sources suggest that it's better to use “Dear + ...” as it's more direct and concerns a specific person. “To whom it might concern”, on the other hand, is better in letters which can be read by many people, e.g. references in written form. In such case “yours faithfully” is the correct way to end the letter.

If you know the name of the addressee, use “Dear + personal tittle + surname”, (e.g. “Dear Mr Smith”). In the case you know somebody better, you can use “Dear + first name” (e.g. “Dear John”). You may also notice that first names are often used in emails. Just for the record, “Mr” is used in reference to men, “Miss” to unmarried women and “Mrs” to married ones. If you're not sure whether a woman prefers “Miss” or “Mrs”, use “Ms”. “Ms” is a neutral form and it doesn't indicate the marital status. In the case you're addressing two or more people refer to both (e.g. “Dear Mr Smith and Ms Jones”). Moreover, personal titles should be abbreviated.

You've probably wondered if you should use a full stop after “Mr”, “Miss”, “Mrs” and “Ms”. It depends on the type of English you're using. In American English you always place a full stop after abbreviations. According to British English rules, if an abbreviation ends with the same letter as a full word, you don't use a full stop. You wouldn't use a full stop after “Dr” (Doctor). However, you should put it after “Prof.” (Professor) or “Rev.” (Reverend), because they don't end with the same letter as the full words.

If you can't identify the sex of the person use a full name or a position (e.g. “Dear Alex Smith”, “Dear Recruiter”). I wouldn't recommend guessing with foreign names, as the risk of making a mistake is quite high.

After a proper salutation use a comma and continue with the body of the letter. An interesting fact is that the Americans use here a comma only in informal letters, in the formal ones they use a colon. A Brit would use a comma in both cases.

I hope that this post will help you avoid making errors and wasting time on on-line research. In the case you still have doubts, please comment.

...

Jeśli chodzi o list formalny, bardzo ważne jest, żeby był napisany poprawnie. Należy wszystko sprawdzić i nie pozostawić nic przypadkowi. Często już pierwsze słowa listu wpłyną na to, jaki odbiorca będzie miał stosunek do nadawcy. Dlatego też pokażę Wam jak taki list zacząć poprawnie.

Podobnie jak z kończeniem listu formalnego, kluczową sprawą jest czy znacie nazwisko osoby, do której piszecie.

Jeśli nie znacie nazwiska adresata, użyjcie „Dear Sir or Madam”, „To Whom it might concern”, „Dear Sirs”, „Dear Sir/Madam” lub „Dear + nazwa stanowiska” (np. „Dear Personal Director”). Niektóre źródła sugerują, żeby stosować wersje z „Dear + ...”, ponieważ są one bardziej bezpśrednie, skierowane do jakiejś konkretnej osoby. Z kolei „To whom it might concern” lepiej użyć w listach, które mogą być czytane przez wiele różnych i kompletnie nieznanych Wam osób np. pisemne referencje. List powinien być w tym przypadku zakończony zwrotem „yours faithfully”.

Jeśli piszecie do osoby, której nazwisko znacie, użyjcie „Dear + tytuł + nazwisko” (np. „Dear Mr Smith”) a w przypadku, kiedy znacie tę osobę bliżej, możecie użyć „Dear + imię” (np. „Dear John”). Można też zauważyć, że często w przypadku formalnych emaili używane jest samo imię zamiast nazwiska. Jeszcze gwoli ścisłości, „Mr” stosujemy, gdy zwracamy się do mężczyzny, „Miss” do panny a „Mrs” do mężatki. Jeśli nie jesteście pewni czy kobieta woli, żeby się do niej zwracać „Miss” lub „Mrs”, najbezpieczniej jest użyć „Ms”. „Ms” jest formą neutralną i nie wskazuje na stan cywilny kobiety. W przypadku, gdy piszecie list do dwóch osób, zwróćcie się w nagłówku do obu (np. „Dear Mr Smith and Ms Jones”). Powyższe tytuły używajcie zawsze w formie skróconej.

Pewnie zastawialiście się czy po „Mr”, „Miss”, „Mrs” i „Ms” stawiać kropkę czy nie. Otóż zależy to od tego, czy stosujecie amerykańską, czy brytyjską pisownię. W pisowni amerykańskiej stawia się po nich kropki. Według zasad brytyjskich, jeśli skrót kończy się I zaczyna na tę samą literę, co cały wyraz, kropki się nie stawia, więc w tych przypadkach kropka jest niepotrzebna. Kropki nie stawia się również po „Dr” (Doctor). Stawia się ją po „Prof.” (Professor) lub „Rev.” (Reverend), ponieważ nie kończą się ta tę samą literę, co całe wyrazy.

Gdy nie wiecie, jakiej płci jest dana osoba, użyjcie całego imienia i nazwiska lub stanowiska (np. „Dear Alex Smith”, „Dear Recruiter”). W przypadku obcych imion możemy po prostu nie wiedzieć, a lepiej nie zgadywać, bo ryzyko pomyłki jest duże.

Po odpowiednim rozpoczęciu postawcie przecinek i możecie przejść do dalszej części listu. Jako ciekawostkę dodam, że Amerykanie przecinek w tym miejscu stawiają tylko w listach nieformalnych, w listach formalnych umieszczają w tym miejscu dwukropek. Dla Brytyjczyka w każdym z tych przypadków odpowiedni będzie przecinek.

Mam nadzieję, że moje wskazówki pomogą Wam uniknąć błędów i marnowania czasu na przeglądaniu wielu stron internetowych w poszukiwaniu tych informacji. Jeśli nadal macie wątpliwości, zachęcam do pytania w komentarzach.