How to Write a Formal Letter

Writing a letter to a friend is fast and easy. What about a letter to an employer, a department or a company? Here's the hard part. Writing a good formal letter in English is not an easy task. Below you can find some rules that can make it little easier.

While writing a formal letter remember to:
- make it short and to the point, don't beat about the bush,
- avoid errors, be careful with grammar and spelling, make sure to use a spell check program or do it in your text editor,
- be polite and respectful, even when you're writing a letter of complain, you can achieve it by using modal verbs such as “would”, “could”, “should”, for instance, instead of writing “please answer me quickly”, write “I would be grateful if you could reply in a timely manner”,
- make it elegant and neat,
- write it carefully, think over what you're writing and after you have finished, read it again,

- use proper language, the so called academic style, don't use informal style: slang or short forms (“I am” instead of “I'm”).

A formal letter consists of the following parts:
1. your address, placed in the right-hand top corner, don't put here your name, but you can write your email address or your phone number,
2. the name and address of the addressee, placed below on the left-hand side,
3. the date, the position is more flexible, usually below the addressee's details on the left or right side,
4. below you turn to the addressee, you should use the name provided that you know it, in other case just use “Dear Sir/Madam”, “To whom it might concern” or “Dear sirs”,
5. the title of the message is optional, it can be put in bold print or underlined,
6. body of the letter divided into short and clear paragraphs,
7. under the body of the letter, you can put the standard words “I look forward to hearing from you”,
8. the letter should end in an appropriate formal greeting, “yours sincerely” if you're using addressee's name or “yours faithfully” if you're not,

9. and finally your signature.

Writing a good formal letter is a real challenge. You need time to master it. Unfortunately, it's a very necessary and useful skill, so practise it as often as you can!

If you have any questions or doubts, please inform me in comment section.

...

List do kolegi pisze się szybko i sprawnie. A co z listem do szefa, urzędu czy jakiejś firmy? Wtedy zaczynają się schody. Nie jest wcale łatwo napisać dobry list formalny po angielsku. Poniżej przedstawiam listę zasad, które powinny Wam to ułatwić.

Pisząc list formalny, pamiętajcie, żeby list:
- zawsze był krótki i do rzeczy, bez owijania w bawełnę,
- był bezbłędny, uważajcie na gramatykę i poprawną pisownię, używajcie programu do poprawiania tekstu lub takiej opcji w Waszym edytorze tekstu,
- był uprzejmy i pełen szacunku, nawet gdy piszecie skargę, uprzejmość można osiągnąć poprzez używanie czasowników modalnych „would”, „could”, „should”, np. zamiast „please answer me quickly” możesz napisać „I would be grateful if you could reply in a timely manner”,
- był elegancki i schludny,
- był napisany z rozmysłem, zastanawiajcie się, co piszecie, po skończeniu przeczytajcie całość jeszcze raz,
- był napisany odpowiednim językiem, czyli tzw. stylem akademickim, nie używajcie języka potocznego, slangu ani form skróconych („I am” zamiast „I’m”). 

List formalny składa się z następujących części:

1. adres nadawcy znajduje się w prawym górnym rogu strony, nie podaje się tu imienia ani nazwiska, można podać adres mailowy lub numer telefonu,
2. pod spodem z lewej strony umieszcza się nazwisko i adres odbiorcy,
3. pozycja daty nie jest ściśle określona, zazwyczaj jest pod danymi adresata, decyzja o jej położeniu z prawej lub lewej strony należy do nas,
4. poniżej umieszcza się zwrot do adresata, jeśli zna się jego nazwisko, to należy je użyć, a jak nie to pisze się np. „Dear Sir/Madam”, „To whom it might concern” lub „Dear sirs”,
5. pod spodem można umieścić temat wiadomości, który może być pogrubiony lub podkreślony,
6. pod tym znajduje się treść listu podzieloną na krótkie i przejrzyste paragrafy,
7. pod koniec można umieścić standardową formułkę „I look forward to hearing from you”, która oznacza, że oczekuje się odpowiedzi,
8. list powinien być zakończony zwrotem „yours sincerely”, gdy podano nazwisko adresata lub „yours faithfully”, gdy tego nie zrobiono,

9. na koniec jeszcze tylko Twój podpis.

Napisanie dobrego listu formalnego jest nie lada sztuką. Potrzeba czasu, żeby nauczyć się to robić sprawnie. Niestety jest to umiejętność potrzebna i ważna, dlatego warto ją ćwiczyć.

Zachęcam do komentowania, jeśli ktoś ma jakieś pytania czy wątpliwości.